AI sau automatizare clasică? Când folosești care.

Luna trecută am stat cu un om care vinde piese auto online. Avea un proces cât se poate de clar: comenzile din magazin trebuie să ajungă în programul de facturare, factura trebuie trimisă clientului, stocul trebuie scăzut. Întrebarea lui a fost dacă facem asta „cu AI”. I-am spus că nu, și cred că a fost un pic dezamăgit.

Nu pentru că AI-ul n-ar fi bun. Ci pentru că acolo n-avea ce să facă. Comanda vine cu toate câmpurile completate, prețurile sunt într-un tabel, regula e aceeași de fiecare dată. O automatizare clasică face asta de zece ani, costă aproape nimic per execuție și nu greșește niciodată altfel decât cum ai programat-o tu.

Ce înseamnă „automatizare clasică”

O regulă. Dacă se întâmplă X, fă Y. Comandă nouă → factură. Ora 07:00 → raport. Rând nou în tabel → email. Uneltele diferă (n8n, Make, un script, un API), dar ideea e aceeași: programul face exact ce i-ai spus, în aceeași ordine, de fiecare dată.

Punctul forte e și limita ei: are nevoie de date ordonate. Dacă factura vine ca un PDF scanat strâmb, regula nu știe unde e suma. Dacă emailul clientului zice „aia de săptămâna trecută, cu roțile”, regula nu știe ce comandă e aia.

Ce aduce AI-ul în plus

Exact asta: citește lucruri dezordonate. Un model de limbaj poate scoate furnizorul, numărul și suma dintr-un PDF pe care nu l-a mai văzut niciodată. Poate înțelege că „aia cu roțile” e comanda #1042. Poate scrie un răspuns în maghiară dacă clientul a scris în maghiară. Și poate face o judecată aproximativă: e asta o reclamație sau o întrebare?

Prețul: nu e sută la sută previzibil. Același email, trimis de două ori, poate primi două răspunsuri ușor diferite. Uneori greșește cu încredere. Și costă ceva per apel, puțin, dar nu zero.

Regula mea

Am ajuns la o regulă simplă, pe care o aplic la fiecare audit:

• Datele sunt ordonate și regula e clară? Automatizare clasică. Fără discuție.
• Intrarea e dezordonată (PDF-uri, emailuri, poze, text liber, voce)? AI pentru partea de citit, reguli pentru restul.
• Un om trebuie ajutat, nu înlocuit (răspunsuri, rezumate, sortări, propuneri)? AI care pregătește, omul care aprobă.
• Decizia are consecințe (bani, taxe, un client supărat)? AI-ul poate propune, dar nu semnează. Validare cu reguli, apoi un om.

Cum arată pe bune

Cele mai multe proiecte ale mele sunt un amestec, și în toate AI-ul stă la margini, nu în mijloc.

Facturile de la furnizori. Vin pe email, ca PDF, în zece formate diferite. AI-ul citește: furnizor, număr, dată, sumă. Apoi preia automatizarea clasică: verifică CUI-ul în lista de furnizori, verifică dacă suma se potrivește cu comanda, redenumește fișierul, îl pune în folderul lunii, scrie rândul în registru. Dacă AI-ul nu e sigur (și spune când nu e), factura ajunge într-un folder „de verificat”, nu în contabilitate.

Feed-urile de furnizori. CSV, XML, aceleași coloane în fiecare noapte. Zero AI. Ar fi mai scump și mai puțin sigur.

Emailurile clienților. Aici AI-ul chiar strălucește: sortează, găsește comanda, scrie răspunsul. Dar răspunsul pleacă doar după ce cineva din firmă apasă „trimite”. Reclamațiile nu primesc răspuns automat niciodată. Un client supărat vrea un om.

Ce nu fac cu AI

Nu las un model să decidă singur sume care ajung în contabilitate sau la ANAF. Nu trimit date de clienți către unelte pe care nu le-am verificat. Nu pun AI într-un proces doar ca să pot spune că are AI. Și nu promit că un model „înțelege” firma ta; înțelege textul pe care i-l dai, atât.

Întrebarea bună

Nu „folosim AI?”, ci „unde sunt datele dezordonate și unde pierde un om timp citind?”. Acolo merită. În rest, o regulă bună, scrisă o dată, bate orice model.